Privacy Verklaring Muziekschool Gerard Boedijn

Inleiding

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing geworden. Deze wet, het AVG genoemd, neemt nu deel aan de privacywetgeving die geldt in de hele Europese Unie (EU). Het AVG vervangt de voormalige toegepaste Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Het privacy statement is opgemaakt volgens de werkwijze van de AVG en de wettelijke kaders die hierbij van toepassing zijn. Deze algemene informatie over de wetswijziging is te vinden onder de onderstaande link.

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg

Muziekschool Boedijn draagt er zorg voor dat persoonlijke informatie van klanten op een goede, vertrouwelijke manier wordt behandeld, gekeken naar de nieuwe wet op de privacy. Hierbij wordt uw privacy gerespecteerd. Indien u klant wordt van muziekschool Boedijn, heeft u de keuze om akkoord te gaan met de voorwaarden op gebied van privacy. Indien deze keuze afgekeurd wordt, zullen er geen gegevens bewaard worden die te maken hebben met uw privacy.

Er wordt in deze Privacy Verklaring onder andere gesproken over doeleinden en doelen, het verwerken, bewaren en bewerken van persoonsgegevens, communicatie en beeldmateriaal. Verder komen onder andere de samenwerking met derden nog aan bod, cookies en uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Doelen

De belangrijkste doelstelling van het privacy beleid is het correct beheren van relevante informatie van leerlingen. Dit betekent dat deze informatie niet voor andere doeleinden gebruikt wordt dan in deze privacyverklaring is beschreven.

Algemene doelen voor het verstrekken van persoonlijke gegevens door de muziekschool worden hier onder opgesomd:

  • Muziekschool Boedijn verwerkt persoonsgegevens als hier een wettelijke verplichting voor is. Hiervoor kunt u denken aan gegevens die nodig zijn voor belastingaangifte en salarisadministratie
  • Er zijn ook minderjarigen die klant worden bij de muziekschool. In dit geval ontstaat er een les-overeenkomst met de ouder, voogd of wettelijke vertegenwoordiger van de klant.
  • Telefoonnummers en e-mailadressen worden indien nodig gebruikt voor dienstverlening. Dit is bijvoorbeeld het geval als er een zieke docent is of als er wijzigingen plaatsvinden bij een activiteit. Deze gegevens worden niet gedeeld met derde partijen, tenzij daar expliciet toestemming voor gegeven is.
  • Soms zullen diensten en producten veranderen. Hiervoor zijn contactgegevens nodig, om dit met de klanten te kunnen communiceren.
  • Door uw gegevens te gebruiken kunt u zich inschrijven voor de nieuwsbrief van muziekschool Boedijn. Als u echter voor het ingaan van de nieuwe wet op de privacy al ingeschreven was, krijgt u de keuze om u opnieuw in te schrijven of u uit te schrijven.

Persoonsgegevens die verwerkt worden

Bij het inschrijven bij muziekschool Gerard Boedijn worden er een aantal gegevens verstrekt. Ten eerste zal uw roepnaam, voorletters, eventuele tussenvoegsels en achternaam gevraagd worden. Deze worden opgevolgd door uw geslacht, uw geboortedatum en uw adres (straat, huisnummer, postcode en woonplaats). Er wordt minimaal 1 telefoonnummer opgeslagen, een tweede telefoonnummer is optioneel. Ook uw e-mail adres wordt gevraagd.

Naast de algemene gegevens wordt de les vorm gevraagd door middel van verscheidene opties en ook de betalingsoptie, met de keuze uit betalen in 1 termijn, meerdere termijnen en na het ontvangen van een factuur. Vanaf 18 jaar kunnen klanten zelf betaling plichtig zijn. Indien u zelf betaling plichtig bent, zal er een rekeningnummer vereist worden om automatische incasso’s mogelijk te maken.

Een organisatie mag niet gebruik maken van bijzondere gegevens, tenzij daar een bepaalde uitzondering voor in de wet staat. Dit betekent dan ook dat muziekschool Boedijn niet zal vragen naar deze gegevens. Enkele gevallen hiervan zijn: Godsdienst of Levensovertuiging, strafrechtelijk verleden, politieke voorkeur, ras, het seksuele leven, gezondheid.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden bij muziekschool Boedijn zo lang bewaard als dat een klant op de muziekschool actief is. Tenzij het, om wettelijke redenen, verplicht is om gegevens langer te bewaren dan nodig, worden de gegevens niet langer bewaard dan aangegeven. Zodra de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor administratieve doeleinden, zullen deze verwijderd worden.

Bewerker persoonlijke gegevens

Een bewerker persoonlijke gegevens wordt gezien als een persoon of organisatie die de verantwoordelijkheid heeft om persoonlijke gegevens te verwerken. Er is een bewerkingsovereenkomst afgesloten met deze verwerkers, inhoudende afspraken en protocollen die te maken hebben met het verwerken van persoonsgegevens, toegankelijkheid van dossiers en handelingen bij een datalek. Bewerkers zijn niet zelfstandig verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens. Er bestaan echter wel eisen, zoals het geheimhouden van informatie en beveiliging.

Muziekschool Boedijn verwerkt haar administratiegegevens in zowel een systeem voor de boekhouding als een leerlingenadministratie.

Communicatie en beeldmateriaal

Indien u een e-mail of ander bericht naar de muziekschool stuurt, bestaat de mogelijkheid dat de berichten automatisch bewaard worden. Er wordt soms naar uw persoonlijke gegevens gevraagd indien dit voor de desbetreffende situatie relevant is. Zo kunnen uw verzoeken beantwoord worden. De persoonlijke gegevens die op dat moment gedeeld worden, zullen niet worden gekoppeld met andere gegevens waarover wij beschikken en deze zullen ook nooit gedeeld worden met derden, mits daar toestemming voor is gegeven door de betreffende persoon zelf.

In sommige gevallen zullen er foto’s en/of video’s gemaakt kunnen worden waar de klanten op staan. Dit beeldmateriaal zal gebruikt worden als herinnering aan een gelegenheid of als promotie. Wanneer er ongewenst beeldmateriaal wordt verstrekt, kan er op basis van de wet portretrecht een verzoek ingediend worden om de foto of video te verwijderen. Indien dit het geval is, zullen maatregelen zo spoedig mogelijk genomen worden. Als er gebruik gemaakt wordt van een externe fotograaf, wordt dit verzoek gelijk doorgestuurd om gegevens niet te gebruiken. Meer hierover volgt bij samenwerking met derden.

Beeld materiaal kan gebruikt worden voor verschillende gelegenheden, denk aan de krant, radio, presentaties, sociale media (voornamelijk Facebook) en natuurlijk de website.

Samenwerking met derden

Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden. Deze gegevens worden alleen verstrekt indien dit noodzakelijk is voor de overeenkomst met u of door een wettelijke verplichting. Bij iedere samenwerking met een derde komt er een factuur of arbeidsovereenkomst tot stand waar voor getekend wordt. Hierdoor zorgen we voor vertrouwelijkheid van gegevens, schriftelijk genoteerd. Muziekschool Boedijn zal echter altijd verantwoordelijk blijven voor de gegevens. De muziekschool is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop derde partijen met gegevens omgaan, evenals de cookies die eventueel gebruikt kunnen worden.

Gegevens die de muziekschool zal krijgen van derde partijen zullen worden behandeld volgens deze Privacy Verklaring.

Cookies

De muziekschool maakt gebruik van analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of mobiele telefoon. Hierbij willen wij u beschikken tot gebruiksgemak zowel als dat deze noodzakelijk zijn voor de technische werking van de site. Voorkeursinstellingen worden onthouden en cookies zorgen ook dat de website na behoren werkt. Het afmelden voor deze cookies is mogelijk, waardoor deze niet meer opgeslagen worden.

Gegevens

Als klant heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te veranderen of te verwijderen. Hiernaast komt ook het recht om toestemming van gegevensverbruik in te trekken of bezwaar te maken tegen het gebruik hiervan door muziekschool Boedijn. Verder heeft u gegevensoverdraagbaarheid; u kunt een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u, of een andere organisatie, te sturen. Dit verzoek kan gestuurd worden naar info@muziekschoolboedijn.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek daadwerkelijk van u is, vraagt de muziekschool of u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee wil sturen. Bij deze kopie kan uw pasfoto, uw paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN nummer) en MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort) zwart gemaakt worden. Muziekschool Boedijn zal zo snel mogelijk reageren, met een deadline van vier weken, op uw verzoek. Er is echter een mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de onderliggende link.

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Muziekschool Boedijn neemt de nieuwe wet op de privacy serieus en zal dan ook passende maatregelen nemen in het geval dat persoonlijke gegevens van klanten misbruikt worden. Indien u de indruk heeft dat gegevens niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zijn van misbruik van uw gegevens, neem dan zo spoedig mogelijk contact met ons op.

 

Contactgegevens muziekschool Boedijn:

Adres: Noorderstraat 3, 1621 HV Hoorn

Telefoonnummer:  0229-238189

E-mail:  info@muziekschoolboedijn.nl